第 4 章 办公自动化基础

4.1 办公自动化概述

4.1.1 办公自动化含义

办公自动化(OfficeAutomation，OA)是一门综合性技术，是现代信息社会的重要标志之

一。

4.1.2 办公自动化软件

Microsoft 公司的 Office 2010，金山公司的 WPS 等都是目前较常用的办公软件，能处理基本的办公事务。

4.1.3 Office 2010 的基本操作

1．Office 2010 的启动与退出

2．Office 2010 的工作界面

4.2 文字处理

4.2.1 Word 2010 的基础操作

1．新建文档

2．保存文档

3．打开文档

4．关闭文档

4.2.2 文档内容的输入与修改

创建一个名为“今日记事”的文档，内容如下(其中日期能自动更新)：

（1）输入文本

（2）插入日期和时间

（3）插入公式

２．编辑文本

（1）选择文本

（2）复制文本

(3) 移动文本

(4) 删除文本

3.查找与替换文本

（1）常规查找。常规查找操作方法如下：

 单击“开始”选项卡，在“编辑”选项组中单击“替换”命令。 在“查找和替换”对话框中，单击“查找”选项卡，在“查找内容”文本框中输入要查找的内容，然后单击“在以下项中查找”按钮，单击“主文档”选项，查找完毕后，所有查找到的内容都会处于选中状态。

（2）常规替换。常规操作可以将文档中的某些内容替换为其他内容。使用该功能需要与查找功能一起使用。操作方法如下：

单击“开始”选项卡，在“编辑”选项组中单击“替换”按钮。

在“查找和替换”对话框，切换到“替换”选项卡，在“查找内容”与“替换为”文本框中分别输入要查找和要替换的内容，然后单击“查找下一处”按钮，如图 4-16 所示。 单击“查找下一处”按钮后，文档中第一处查找到的内容就会处于选中状态，需要向下查找时，再次单击“查找下一处”按钮，出现要替换的内容后，单击“替换”按钮。经过上述操作后，查找到的内容就被替换完毕。也可以直接单击“全部替换”按钮，将文档中所有的需替换的内容替换为新内容。

（3）高级替换。单击“查找和替换”对话框中“更多”按钮，可以设置查找和替换的高级选项，如“格式”、“特殊格式”设置。其它操作方法与常规替换的操作方法相同。

4.2.3 文档的格式设置

1．设置文本格式

（1）“字体”选项组

（2）“字体”启动器

（3）设置字符边框和底纹

（4）复制字符格式

2．设置段落格式

段落格式设置主要包括：对齐方式、缩进、间距和行距等操作。一般通过“段落”选项中功能按钮或“段落”启动器两种方法进行。

（1）“段落”选项组

（2）“段落”启动器

（3）设置段落的边框和底纹

3．设置项目符号和编号

对文本的格式设置，除基本的如字体、段落等设置外，还可以进行项目符号和编号、分栏排版等格式设置。

• 添加项目符号或编号
• 自定义项目符号或编号

4．特殊版式设计

（1）分栏排版

（2）首字下沉

（3）设置汉字拼音和带圈字符

5．页面设置

一般来说，文档编辑完成后要设置页面效果，为打印输出作准备。页面设置包括：页边距设置、纸张设置、插入页眉页脚等操作。

(1)设置纸张大小与方向

（2）设置页边距

（3）分页与分节

（4）设置页码

（5）设置页眉和页脚

6．打印预览与输出

 (1)选择“文件”选项卡，单击“打印”命令，可在右侧的窗格预览打印效果

(2) 拖动“显示比例”的滑块，调整整篇文档的显示大小，单击“下一页”或“上一页”进

行翻页操作。

 (3)设置打印份数、指定打印范围、每版打印页数等。

 (4)单击“打印”按钮，即可进行打印。

4.2.4 制作图文并茂的文档

所谓图文并茂，即是在文档中插入如表格、图形、图像等对象内容，并设置其格式，以使文档直观而丰富多彩。

• 插入图形对象

(1) 插入图片或剪贴画

(2) 插入艺术字

（3）绘制自定义图形

（4）插入屏幕截图

（5）插入 SmartArt 图形

2．插入表格

（1）绘制规则表格

 将光标定位到要插入表格的位置，单击“插入”选项卡，在“表格”选项组中单击“表格”按钮，选择“插入表格”命令。在“插入表格”对话框中，输入要创建表格的列数和行数，单击“确定”按钮。

(2)合并与拆分单元格

（3）设置表头斜线

（4）在表格中输入文本

（5）调整表格的行高和列宽

（6）设置单元格的对齐方式

（7）设置表格的边框和底纹

（8）表格的排序和计算

4.2.5 Word 文档的高级操作

1．使用样式制作文档

利用样式和模板能够准确、快速地对文档的格式和外观进行统一设置。

(1)样式及其分类

(2)使用现有的样式

（3）创建样式

（4）修改与删除样式

2．使用模板制作文档

很多文档都具有相同或类似的格式或版面，使用模板能提高制作效率。

(1)什么是模板

模板是文档的制作模型，是一种特殊的文档，它存储了针对具体文档制定的一系列标准，决定文档的基本结构和文档设置。利用模板可以快速生成一个具有相同格式的文档。

(2)使用已有模板创建文档

(3)创建自己的模板

3．使用导航窗格浏览长文档

4．设置脚注和尾注

5．制作目录

(1)创建文档目录

(2)更新目录

6．邮件合并